【2024年保存版】はじめてのフリーアドレス、失敗しないコツとポイントを徹底解説

近年、社会情勢の変化と企業の急速なデジタル化によって、働き方やオフィスの在り方が変化しています。在宅勤務の割合が増えたことでオフィス内の固定席が十分に活用されなくなり、フリーアドレスを導入する企業が増加しています。しかし、フリーアドレスの向かない業種や個人負担が増えたという不満もあるようです。本記事では、フリーアドレスの基礎知識やメリットとデメリット、そして失敗しないための方法、導入事例をわかりやすく解説します。

==========================================

< 記事のポイント>※この記事は5分で読めます

==========================================

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員が固定席を持たず、自由に席を選んで働くスタイルのことです。書類や文房具は共有キャビネットに保管し、ノートPCやスマートフォン、無線LANなどを活用しながら仕事をします。多くの企業でペーパーレス化・クラウド化が進んで固定の席を持たずに仕事がしやすくなったこと、新型コロナウイルスの影響でテレワーク等の働き方改革が進んだことから日本でも導入が進みました。さまざまなメリットがあるフリーアドレスですが、「会社にとっての利便性」よりも「そこに働く社員が本当に働きやすくなるのか」に重視して慎重に検討する必要があります。

【定義と基本概念】

「インターネット環境の急速な変化」で働き方は大きく変わりました。広がった背景にはコロナ禍に進んだ「働き方改革」あります。リモートワークやハイブリットワークはヨーロッパなど海外では一般的です。今後、さらに企業が発展するためには人材不足対策といかに生産性向上を図るか。その対策のひとつとしてフリーアドレスがあります。フリーアドレスの運用方法は、大きく分けて「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類の定義があります。

【「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」違い】

運用方法完全フリーアドレスグループアドレス
基本ルール部署や組織を問わず社員全員が自由に席を選ぶ同じ部署や組織の中で自由に席を選ぶ
メリット部署の垣根を超えてコミュニケーションが活発になる・スペースの有効活用が出来る同じ部署内での仕事の連携に支障が出にくい・大幅なレイアウトの変更がいらず導入しやすい

  

フリーアドレス導入のメリットとデメリット

【フリーアドレスのメリット】

①部署を超えたコミュニケーションと柔軟性の促進

席を自由選択することで、他部署間での交流が生まれ、お互いの仕事の進捗を知るなど社内全体の仕事の流れが把握出来るようになる。また、異なる立場の人間と雑談することにより新しいアイディアの創出など新たな知見を得る場なります。

②社員一人ひとりの自律的な働き方を促進する

働く場所を自由に選択することで、社員一人ひとりが自分の働き方(例えば業務に応じて集中スペースを利用する・スペースの利用時間を管理することで時間管理の精度が向上する等)と向き合えるようになる。

③急な組織変革があっても柔軟に対応できる

レイアウトを大きく変える、部署ごと別室へ移動するといった手間がかからないため、人員の増減やプロジェクトごとに柔軟に動くことが容易となる。

④スペースコストを削減できる

従業員が固定席を持たないことで無駄なスペースコストを削減出来ます。また、空いたスペースを従業員のリラックススペースとして新設し、新たな交流の場として活用することが出来ます。

【フリーアドレスのデメリット】

①座席や同僚を探すのにストレスを感じる

フリーアドレスは、席探しにストレスを感じる恐れがあります。オフィスが混んでいると空席が見つからないことがあるからです。また、誰がどこにいるか分からなくなってしまう点もフリーアドレスの課題といえます。同僚に相談したいことがあっても、居場所を見つけるまでに時間が取られてしまうでしょう。せっかく出社しても、コミュニケーションを取りたい相手をすぐに見つけられず、ストレスを感じることがあります。

②座席管理が難しい

フリーアドレスは「誰がどこに座っているか」を把握できず、座席管理が困難です。総務部にとっては、社員の在席状況や出社率を確認しにくくなります。上司にとっては、固定席で毎日チームメンバーの顔を見る機会がなくなり、困っている社員に気づきにくくなります。

③書類や持ち物の管理が難しい

固定席がなくなるフリーアドレスの場合、書類や持ち物の管理が難しくなります。これまではデスクに保管していた荷物を、席を変えるたびに移動させる必要があるからです。持ち運びに負担がかかる点が最大のデメリットといえます。

フリーアドレス導入のための環境設備

【プライバシー保護と情報セキュリティーの確保】

セキュリティに関しては普段の取り組みから変えていく必要があり、フリーアドレスの向き・不向きあることから、セキュリティに配慮したオフィスつくりを行うことが大切です。とくに、人通りの多い部署であればあるほどセキュリティ性は低いといえるため、オフィスデザインレイアウトに関しては入念な検討が必要だといえます。

※プライバシー保護とセキュリティーの確保として、次のような方法が想定されます。

・離席する場合、PCに対してロックをかける

・PCのモニターを操作する従業員以外は見えづらくする

・安心して私物をおける場所を確保する

・アクセス権の制限を行う

・会議室に防音システムを備える

・フリーアドレスの範囲を決める

【支援ツールとコラボレーションツールの活用】

社内ルールや設備が整っていなければ、フリーアドレスを導入しても見込んだ効果を生むことは難しいといえます。 例えば、急な勤務体系の変化によって、デスクやツールは間に合っていない、ロッカーなどの私物置き場も足りないといった場合はフリーアドレスで仕事を行ったとしても集中できない可能性があります。

加えて、 ルールが明確化されていないため、フリーアドレスを行う意味を従業員一人一人が自覚していない・ そもそも出社は確認できるが居場所を把握できないといった問題も起きることが想定されます。そのため、フリーアドレスを導入する場合は事前に社内ルールの周知やロッカーなどの設備を整えることも大切です。

【コラボレーションツール機能】

<コミュニケーション機能> 社内のやり取りを円滑に行うチャット機能・メール・通話・テレビ会議機能があります。「チャットツール」や「Web会議システム」との違いは、単独の機能以外にも次に紹介するような複数の機能を持つことです。

情報共有する機能> コラボレーションツールを使えば、社内の情報やチームのタスク状況などの情報を共有できます。ファイル共有機能やタスク管理機能、スケジュール共有機能など情報共有機能が充実しており、円滑な情報伝達を実現します。また、これらの機能は既存のシステムとの連携も可能で、コラボレーションツール上での一元が管理できます。

安全に情報管理する機能> クラウド型のコラボレーションツールは安全に情報を管理する機能が備わっています。独自でシステムを運用すると自社で高度なセキュリティ対策を実施しなければなりませんが、クラウドサービスのコラボレーションツールはその必要がありません。サーバは堅牢なデータセンターに格納されていることが多く、自社で環境を構築するよりも安全性が高いといえるでしょう。

【便利グッツ一例

モバイルロッカー> オフィスの隅に小型の個人用ロッカーを設置し、退勤時にはそこへ全ての荷物を入れるようルール化することで、整頓されたオープンスペースを保ちます。

<モバイルバッグ> 社内で席移動する際に荷物を持ち運ぶためのバッグです。
移動の度にロッカーを行き来する手間が省けるうえに、書類の紛失や放置も防止できます。

<パーテーション> 複数の部署の社員が出入りする・同じエリアでミーティングが行われるといったシーンで、簡易的な間仕切りを設けることでオープンスペースならではの集中力の低下を防止します。

従業員の意識改革

【目的の理解と協力の促進】

新しい制度を持ち込むことで、これまで通りの働き方ができなくなることに不安を抱える社員もいます。

意識改革には社員が納得してフリーアドレスという働き方に取り組めるよう、はっきりと目的を周知する必要があります。

<フリーアドレスの導入の目的の例>
  • 部署を超えたコミュニケーションの活性化
  • 社員一人ひとりが「自分の働き方」と向き合い、働きやすさを向上させる
  • →これらを実現することで社員の生産性・創造性を高め、業績アップを目指す

【テスト導入とフィードバックの重要性】

<テスト運用のフロー例>
  • 実施期間・開始日を社員に告知(※数日やってみただけでは良い点と悪い点が表面化しづらいため、1ヶ月等のある程度まとまった期間で行う)
  • オフィスのレイアウトをフリーアドレス仕様に変更する
  • 実施(※ルール通りに機能しているか、社員の様子を定期的に観察する)
  • 社内アンケートを取る(※実際にフリーアドレスで働いてみた感想や、従来のワークスタイルとどちらが良いかをヒアリングする)

フリーアドレス導入の課題と解決策

【フリーアドレス導入を社内全体で決定する方法】

  • 導入前に目的とビジョンを社員に説明する場を設ける(説明会の開催など)
  • テスト運用前に社内アンケートを取って、フリーアドレスに対する社員の意向を確認しておく
  • テスト運用後に社内アンケートを取って意見を募る

【継続的な改善と評価プロセス】

<フリーアドレス導入後に見るべきポイント>

  • 導入前と比べて社員同士のコミュニケーションは増えたか チーム内のコミュニケーションが不足しているようなら、グループアドレス運用への切り替えも検討
  • 新しいオフィスの使い方に戸惑っている社員はいないか 周囲のケアが必要な新入社員などがいれば、一定の期間席を固定化させる
  • 禁止エリアでの私語や飲食といったルール違反はしていないか 「食事をしながら打ち合わせしたい」という社員が多ければ、飲食OKのスペース拡大なども検討
  • ※導入後の変化と評価を分析する

フリーアドレス成功事例の紹介

【旭化成ワッカーシリコーン様導入例】

フリーアドレスとテクノロジー、リモートワークの未来

【フリーアドレスとリモートワークの組み合わせ】

<新しい働き方の促進>

  • テクノロジーの進化により、より効果的なオンラインツールが提供される
  • 企業や政府の働き方改革が進み、柔軟で効率的な働き方がさらに広まる
  • 地方創生や地域間格差の縮小が進む

<将来的な展望とチャレンジ>

リモートワークとの両立が更に進行すると考えられます。また、テクノロジーの進化もフリーアドレス制度に影響を与え、仕事の効率化を進めることが可能となります。さらに、働き方改革におけるフリーアドレス制度の役割も注目されています。そして、フリーアドレスの考え方は、これからのオフィスデザインの未来像をつくる大きな要素となります。

まとめ

フリーアドレス導入を成功させるには、オフィスデザインレイアウトが大変重要になってきます。そして、フリーアドレスを導入する目的の理解と協力を促し、従業員のマインドセット改革もポイントになります。フリーアドレスは全ての業種に適した訳ではないものの、メリットも大きいので自社で導入できるかどうか検討する余地はあるといえるでしょう。

関連記事

カテゴリー

アーカイブ